M1604 - Assistanat de direction
Description
Définition
- Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d''optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d''évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
- Peut coordonner une équipe.
Accès à l'emploi métier
- Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion.
- Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
- Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d''accéder à des postes à responsabilité.
- La pratique d''une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
Conditions d'exercice de l'activité
- L''activité de cet emploi/métier s''exerce au sein d''entreprises privées, d''établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...).
- Elle varie selon la taille, le mode d''organisation et le domaine d''activité de la structure.
Appellations
- Assistant / Assistante de direction
- Assistant / Assistante de direction bilingue
- Assistant / Assistante de direction trilingue
- Attaché / Attachée de direction
- Secrétaire de direction
- Secrétaire de direction bilingue
- Secrétaire de direction trilingue
- Assistant / Assistante de manager
- Office manager
Savoirs et Savoir-faire
Savoirs
- Législation sociale
- Droit du travail
- Normes rédactionnelles
- Gestion administrative du personnel
- Sténographie
- Techniques de numérisation
- Veille réglementaire
- Outils bureautiques
- Veille informationnelle
- Organisation d'évènements
- Gestion administrative
- Méthode de classement et d'archivage
- Techniques de prise de notes
- Modalités d'accueil
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Savoir-faire
- Coordonner l'activité d'une équipe
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Accueillir une clientèle
- Organiser des déplacements professionnels
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Archiver des documents de référence
- Organiser des actions de communication
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Construire un dossier professionnel
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Saisir des documents numériques
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Préparer et organiser des réunions
Environnements de travail
- Association
- Collectivité territoriale
- Entreprise publique/établissement public